Día 13 – Cuando vales para un roto y para un descosío en exportación

Traductora, intérprete, abogada, secretaria, presentadora, técnico de laboratorio, diseñadora gráfica, editora web, community manager, fotógrafa, investigadora de mercados, identificadora de negocio, creadora de ofertas comerciales, interceptora de scamers… y, finalmente, comercial de exportación.

Lo bueno de estar en una PYME es que haces de todo.

Lo malo de estar en una PYME es que haces de todo.

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Mis múltiples profesiones como exportadora. A cocinar no he llegado. Pero todo se andará…

Si el cometido es vender… Estas miles de tareas, ¿ayudan o interfieren en el proceso de venta exportador? El otro día tuve la fortuna de comer con uno de los socios de una empresa de ingeniería con una envidiable experiencia exportadora a quien conocí durante un curso sobre Negociación en la Cámara de Comercio de Madrid. Un buen producto y una mejor gestión, son las razones por las que esta empresa se encuentra realizando procesos de ingeniería naval en medio mundo y, por supuesto, beneficiando la reputación de nuestra marca España. Con este curriculum es evidente que existían razones de sobra por las que quería quedar con él cuanto antes y conocer más acerca de su experiencia e historia.

Mi principal interés era el de transmitir a esta persona algo que me lleva rondando la cabeza bastante tiempo:

¿Cómo hacer más eficaz el departamento de exportación en mi empresa? 

Para los que no me conozcáis, en mi primera entrada Día 1 – Comercial de Exportación, ¿Infravalorado? daba algunos detalles sobre mi puesto de trabajo y condiciones actuales. Entre ellas, ponía en relieve la frivolidad con la que se trata al departamento de Exportación, para lo que ponía como ejemplo mi caso concreto: contratada con una jornada de 4 horas/día, sin experiencia y con CERO euros de presupuesto para realizar el proceso de exportación. Como indicaba a mi colega, en este año y medio que llevo en mi empresa mi objetivo ha sido el de investigar, analizar, entender y, sobre todo, aprender acerca del funcionamiento de la empresa, de los productos, de los mercados, de los registros, de los clientes, de los partners, de los contratos, de la logística y del proceso de exportación en general.

Adoro mi empresa porque me ha permitido formar parte de proyectos acerca de los cuales una persona sin experiencia como yo jamás habría siquiera soñado: Formar parte del grupo de trabajo que gestiona una subvención que hemos obtenido a través de la Comisión Europea, involucrarme en todo el proceso para la obtención de registros de productos (entre ellos el marcado CE), ser la cara visible de nuestra marca en su presentación en IFEMA, acudir a eventos, crear desde cero la web en inglés y español,  etc. Y, por supuesto, confiar en mí desde el día 1 para buscar y negociar con partners y clientes en el extranjero.

Sin embargo, todas estas tareas suponen tiempo, un tiempo valioso que se resta de mi tiempo para lo que debería ser mi tarea principal: vender.  Con mi colega discutía sobre esta situación y le exponía que mi deseo es el de buscar soluciones de inversión que me permitan hacer mejor mi trabajo: por un lado, para ser más eficiente y, por otro, para obtener resultados más rápidos. Por ejemplo, a través de la “externalización” de acciones (como los estudios de mercado), la participación en ferias, viajar para conocer a mis clientes cara a cara, utilizar los servicios de las Cámaras: misiones comerciales, agendas en el extranjero… Pero…. ¿Cómo hago para que mi jefe entienda esto?

¿Cómo hago entender a mi jefe que es preciso invertir para obtener mejores resultados?

¿Cómo hago entender a mi jefe que es preciso invertir para obtener mejores resultados?

Pues la única manera que se me ocurre es la de hacer presión a través de los resultados.

Pero hay un problema:

Y es que esto es como la pescadilla que se muerde la cola:

Cuanto más dediques a tareas administrativas —>

—> menos tiempo habrá para vender —>

—> cuanto menos tiempo haya para vender —>

—-> los resultados tardarán más en aparecer —>

—> Y, como los resultados tardan más en aparecer —->

—-> no será posible hacer presión para cambiar la situación….

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Si hago labores administrativas, no vendo. Si no vendo, no obtengo resultados. Si no obtengo resultados, no puedo hacer presión para obtener inversión. Si no obtengo inversión, no puedo mejorar la eficacia del departamento…

Por otra parte, la situación es incluso más compleja que todo esto. Puesto que, como ya indiqué en Día 1 – Comercial de Exportación, ¿Infravalorado?, no se trata sólo de un proceso de “demostrar” al jefe que invertir en las acciones adecuadas puede ser muy rentable; sino que detrás hay una barrera que es incluso más compleja: la mentalidad.

Algo tan complejo como hacer entender que él, en realidad, no me ha contratado para realizar yo misma todas esas tareas (búsqueda de partners, estudios de mercado, presentaciones….), sino para ser capaz de buscar los medios para hacerlas de la manera correcta.

Es decir, para que cuando le indique “Es conveniente que trabajemos con esta empresa para conocer más acerca del mercado alemán” y él me responda “Para eso estás tú”, yo pueda conseguir ofrecer una respuesta convincente a su negativa.

Reconozco que hasta el momento no lo he conseguido…

Es decir, que más allá que “pedir dinero” para invertir, la problemática se encuentra en lograr ser impulsor de ese cambio de mentalidad hacia la actividad exportadora y las funciones del responsable de exportación.

Por el momento, lo único que veo factible es seguir trabajando como hasta ahora y luchar para conseguir resultados con mis recursos disponibles.

Y, por supuesto, quedarme con lo positivo de todo esto y es que, como dice Bernardo Abril en su blog ExportaconInteligencia,

“Valemos más por lo que sabemos de nuestros clientes, que por  la cantidad de ofertas que somos capaces de preparar”.

Gracias a mi multitud de tareas tengo la sensación de que tengo el control sobre todo el proceso de búsqueda de clientes y partners: desde el método de búsqueda, hasta el conocimiento del mercado, el estudio de la empresa, la elaboración de las presentaciones personalizadas. Y, por supuesto, la negociación.

Todo este conocimiento es lo que me permite dar un trato más personalizado y, eso al final, es lo que nuestro partner valora, como se puede mostrar en la siguiente foto que envié a mi distribuidor irlandés:

Sacar lo positivo de todo significa intentar impresionar a tu distribuidor en Irlanda y que te devuelva la foto con este comentario...

Intentar impresionar a tu distribuidor en Irlanda y que te devuelva la foto con este comentario…

Y es que, como dice Bernardo,

“La venta masiva pasó a  mejor vida”

¡Pues a trabajar se ha dicho! Thanks for reading 🙂 Thans for commenting 😉 Sígueme en Twitter! @EricaFdezExport

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10 comentarios en “Día 13 – Cuando vales para un roto y para un descosío en exportación

  1. Efectivamente Erica, y nada mejor que dos ejemplos muy “gráficos” para ilustrar tu excelente análisis de situación.
    Dice una canción popular de mi país de origen, Argentina, que “el que toca, nunca baila…”, y nada más cierto que cuando se trata de investigar, analizar, contactar, promocionar, difundir, comunicar, empatizar,…e incluso vender…todo al mismo tiempo.
    Eso es prácticamente imposible, y he aquí la segunda de las imágenes que quiero que se te grabe: la de mantener “todos los platillos girando al mismo tiempo”, como lo haría un eximio acróbata chino.
    Sin duda alguna vas por el buen camino. Al menos, te das cuenta de cuales son las restricciones: horarias, formativas, físicas, casuales y operativas que te impiden alcanzar los objetivos de venta planificados mientras te dedicas a un sinnúmero de tareas “ad hoc”, amén de apagar algún que otro incendio que nunca falta. Ya es un paso.
    Los resultados, llegarán.
    Tan sólo es cuestión de tiempo. Y para cuando eso suceda, ten en cuenta que lo primero que deberás hacer en ese momento es una de las acciones “mágicas” que realiza todo Export Manager que se precie de serlo.
    O bien delegas o externalizas. O ambas.
    Te quedarás con la gestión de venta y deberás transformar tu el resto de tu actividad de manera que resulte “lean management”. Quitarás entonces la “grasa” que sobra y que te impide moverte con soltura por los intrincados derroteros comerciales internacionales.
    No podrás estar en todo, porque en caso de que intentes continuar como siempre ante un incremento en los volúmenes de venta y en la dispersión de los pedidos, ni tocarás bien y bailarás peor y los platillos chinos se te irán cayendo de uno en uno.
    Explícaselo a tu jefe.
    A prepararse!

    Un abrazo,
    Gustavo

    Le gusta a 1 persona

    • Buenas Gustavo!

      Increíble comentario.¡¡Muchas gracias!!

      Me quedo sin duda con el dicho de tu Argentina, ese de que “el que toca, nunca baila…”. Creo que este PROBLEMA no se podría expresar mejor en tan pocas palabras.

      Pero lo mejor es “todos los platillos girando al mismo tiempo”. Maravillosa frase que da una SOLUCIÓN muy visual a un problema tan complejo!

      Creo que no podré quitarme de la mente la imagen del señor que toca la trompeta quietito en su sitio para poner cara al problema de la multitarea y “sobre”tarea; ni del “eximio” acróbata chino girando los platillos para poner foto a cómo se debe manejar la situación de manera perfecta.

      Me quedo también con tu listado de TO DO’s: ¿Dónde está la problemática? -> En temas “horarios, formativos, físicos, casuales y operativos”. De manera que pueda reflexionar sobre cada uno de estos puntos por separado.

      Bueno… para ser sincera, en realidad me quedo con todas y cada una de las palabras que componen tu respuesta! Has puesto luz a mi problemática y, en pocas líneas y de manera muy clara has sabido mostrarme qué es lo que se espera de mí.

      GRACIAS!

      Me gusta

  2. Muy realista tu comentario Erica.

    Lo que te pasa a ti es parte de lo bueno y malo de las Pymes….

    Hacer de todo, lamentablemente a veces se confunde con “eficiencia”, pero sin duda, es poco efectivo. Lo peor es que no va a servir para nada serio desde el punto de las exportaciones a medio plazo (créeme), y además es una de las formas de fracaso más repetidas. Tu ejemplo de la pescadilla, es muy apropiado…

    La realidad es que las estructuras de exportación exitosas no funcionan ni se parecen a lo que cuentas. Es muy probable que tu jefe no lo entienda ni a corto ni a largo plazo debido a una mezcla de inexperiencia, tesorería ajustada y falta de perspectiva….

    Estos son los típicos problemas de las pymes, y que también son perfectamente entendibles porque el pobre hombre trata de hacer lo que puede con lo que tiene. Pero en un momento se acaba la voluntad y comienza el método, y si no hay método, la voluntad podría no alcanzar…..

    Con todo, el éxito del proyecto exportador descansa principalmente en conocer el mercado de destino mejor que los propios clientes, ofrecer una producto-solución diferencial, y contar con una tenacidad a prueba de balas para buscar y esperar los resultados. El empresario que no lo entienda, esta perdiendo el tiempo y malgastando su dinero….

    Y cuidado, aquí lo más importante es tu tiempo….

    Un saludo, y muy cierto el tema del post.

    Le gusta a 2 personas

    • Buenos días Amadeo,

      Como siempre, es todo un placer verle por aquí y leer sus valiosos consejos!

      Agradezco cada una de sus palabras ya que, al igual que le indicaba a Gustavo, han conseguido poner un poco de luz a esta problemática.

      Como usted dice, hay que poner fin a esta situación….Pero todo círculo vicioso tiene un grave inconveniente: es difícil salir de él.

      Pero no sólo me preocupa saber cómo puedo salir de él. Creo que, en realidad, lo que más me preocupa es no saber qué se espera de mí exactamente:

      Como usted comenta, “Las estructuras de exportación exitosas no funcionan ni se parecen a lo que cuentas”.

      Es una afirmación tan rotunda que me hace sentir un poco perdida. Y es que, como intentaba explicar, la clave del problema está justamente aquí: sin experiencia y sin conocimiento de cómo un VERDADERO departamento de exportación funciona, el salir de este círculo vicioso, de esta pescadilla que se muerde la cola, es aún más complejo.

      Si mi experiencia me dijera que haciendo X se consigue Y, yo podría indicarle a mi jefe con toda convicción y seguridad que HAY QUE HACER X si queremos conseguir Y.

      Pero reconozco que a día de hoy no soy del todo capaz! O, al menos, no en las cuestiones que son realmente relevantes.

      Por eso, me quedo con las reflexiones que se han indicado anteriomente: como primer paso, lograr aumentar en el número de horas de trabajo, mi formación y reducir mi número de tareas. Y, a partir de ahí, ir dando pequeños pasos.

      De nuevo, muchísimas gracias por su aportación, Amadeo.

      Reciba un saludo,

      Me gusta

  3. Reblogueó esto en el blog de nicolaminerviniy comentado:
    Muy bien Erica. Siga asi y pronto hay que cambiar el nombre del blog en “Veterana del comercio exterior” . Por lo visto , no estaba muy equivocado este profesor Tim Baxter, del Cambridge office (Reino Unido que dijo que el jefe de exportacion mesclaría la energía de un corredor olímpico a la agilidad mental de Einstein, los conocimientos lingüísticos de un profesor de lenguas extranjeras, al equilibrio de un juez, el tacto de un diplomático a la perseverancia de un constructor de pirámides!!.
    Brava y mucha suerte!!
    Un cordial saludo
    Nicola

    Le gusta a 1 persona

  4. Pingback: Día 15 – ¿Por qué no nos caen bien los CONSULTORES de comercio exterior? | Diario de Una Iniciada En comercio exterior

  5. Pingback: Día 16 – Exportar no sólo es vender | Diario de Una Iniciada en Comercio Exterior

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